การเปิดตารางเพื่อแก้ไข

การเปิด Table เพื่อแก้ไข
1. คลิกที่แถบทำงาน Table ในหน้าจอฐานข้อมูล
2. คลิกเลือกที่ชื่อของ Table ที่ต้องการเปิดและคลิกเมาส์ขวาเพื่อเลือกคำสั่ง
- ถ้าเปิดเพื่อคีย์หรือแก้ไขข้อมูลให้เลือกคำสั่ง Open หรือดับเบิ้ลคลิกที่ชื่อ Table
- ถ้าเปิดเพื่อแก้ไขโครงสร้าง Table ให้เลือกคำสั่ง Design view
นอกจากนี้เมื่อเปิดแล้วสามารถสลับหน้าต่างระหว่าง View และ Design view ของ Table ได้โดยคลิกที่คำสั่ง View ที่เมนูบาร์เพื่อเลือกดู View หรือ Design view

การเปิดตารางเพื่อแก้ไข

การเปิด Table เพื่อแก้ไข
1. คลิกที่แถบทำงาน Table ในหน้าจอฐานข้อมูล
2. คลิกเลือกที่ชื่อของ Table ที่ต้องการเปิดและคลิกเมาส์ขวาเพื่อเลือกคำสั่ง
- ถ้าเปิดเพื่อคีย์หรือแก้ไขข้อมูลให้เลือกคำสั่ง Open หรือดับเบิ้ลคลิกที่ชื่อ Table
- ถ้าเปิดเพื่อแก้ไขโครงสร้าง Table ให้เลือกคำสั่ง Design view
นอกจากนี้เมื่อเปิดแล้วสามารถสลับหน้าต่างระหว่าง View และ Design view ของ Table ได้โดยคลิกที่คำสั่ง View ที่เมนูบาร์เพื่อเลือกดู View หรือ Design view

คุณสมบัติของ (Field properties)

Field Size กำหนดว่าข้อมูลที่ต้องการเก็บเป็นข้อมูลประเภทใด (Data type) สามารถกำหนดขนาด ของข้อมูลเพื่อจองเนื้อที่ในฮาร์ดดิสต์ได้ 5 แบบ

New Value กำหนดค่าใหม่ของ AutoNumber
Format กำหนดรูปแบบข้อมูล เช่น รูปแบบของวันที่ จำนวนเงิน ซึ่งขึ้นกับข้อมูลใน Data Type
Input Mask กำหนดรูปแบบการป้อนค่าในฟิลด์ เช่น แบบ Phone/Fax no. เมื่อป้อนข้อมูลแล้วก็จะแสง รูปแบบตามที่กำหนดเป็น (02) 616-3516 ซึ่งใช้ได้เฉพาะฟิลด์ชนิด Text และ Date/Time เท่านั้น
Caption กำหนดคำหรือข้อความที่นำไปใช้ในการสร้างฟอร์ม โดยแสดงเป็นป้ายชื่อของฟิลด์ข้อมูล
Default value กำหนดค่าที่ป้อนอัตโนมัติใน record ใหม่เพื่อประหยัดเวลาในการพิมพ์ข้อมูล
Validation Rule กำหนดเงื่อนไขข้อมูลให้เป็นไปตามขอบเขตที่ต้องการ สามารถใช้ได้กับทุกฟิลด์ยกเว้น AutoNumber, OLE Object และ Lookup Wizard

Validation Text กำหนดข้อความที่ให้แสดงในกรณีที่ป้อนข้อมูลไม่เป็นไปตามขอบเขตที่กำหนดใน Validation Rule
Required เลือกYesแสดงว่าต้องป้อนข้อมูลในฟิลด์ที่กำหนด เลือกNoแสดงว่าป้อนหรือไม่ป้อนก็ได้
Allow Zero Length อนุญาตให้ฟิลด์นั้นสามารถรับข้อมูลว่างได้ในกรณีที่เรากำหนดในฟิลด์นั้นมีคุณสมบัติ การ Required เป็น Yes แต่บางครั้งเรคอร์ดยังไม่มีข้อมูลในฟิลด์และเราต้องการขอผ่านไป ก่อน ซึ่งใช้ได้เฉพาะฟิลด์ที่กำหนดรูปแบบเป็น Text, Mono และHyperlink
Indexed ใช้ในการนำข้อมูลในฟิลด์นั้นเป็นดัชนีเพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลและจัดเรียงข้อมูลได้เร็ว ยิ่งขึ้น โดยมี options ให้เลือกดังนี้
No = ไม่มีการสร้างดัชนีหรือ Index
Yes (Duplicates OK) = ให้สร้างดัชนีโดยมีข้อมูลซ้ำกันได้
Yes (NO Duplicates) = ให้สร้างดัชนีโดยมีข้อมูลซ้ำกันไม่ได้
(หมายเหตุ: การมี Index จะทำให้การคีย์ข้อมูลและแก้ไขข้อมูลได้ช้าลงเล็กน้อย เพราะโปรแกรมจะต้องทำการ update ดัชนีตลอดเวลาที่มีการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูล ดังนั้นควรสร้างดัชนีเฉพาะฟิลด์ที่มีการจัดเรียงลำดับหรือใช้เฉพาะการค้นหาข้อมูลเท่านั้น)

ประเภทของ Data Type

Text เก็บข้อมูลทั้งตัวอักษรและตัวเลขที่ไม่ได้ใช้ในการคำนวณได้ยาวถึง 255 อักขระ
Memo เก็บข้อมูลเป็นข้อความยาวๆ ได้โดยจองเนื้อที่ของฮาร์ดดิสต์ได้ถึง 64,000 อักขระ
Number เก็บข้อมูลเป็นตัวเลขสำหรับการคำนวณทางคณิตศาสตร์
Date/time เก็บข้อมูลที่เป็นวันที่และเวลา
Currency เก็บข้อมูลที่เป็นค่าเงินเพื่อป้องกันการปัดเศษทิ้งในการคำนวณ
AutoNumber ให้ค่าตัวเลขลำดับที่ไม่ซ้ำกันโดยเพิ่มที่ละ 1
Yes/No เก็บข้อมูลชนิดตรรกะ ที่มีเพียง 2 ค่า ใช่/ไม่ใช่ ถูก/ผิด หรือ ปิด/เปิด
OLE Object เก็บวัตถุที่สร้างจากโปรแกรมอื่น เช่น ภาพ เอกสาร word ไฟล์เสียง โดยสามารถ
เชื่อมโยงหรือฝังตัวในตารางของ MS Access
Hyperlink เก็บข้อมูลที่ใช้เชื่อมโยงกับข้อมูลอื่นในเครือข่าย สามารถบรรจุข้อมูลได้ 64,000 อักขระ
Lookup Wizard เก็บข้อมูลให้สร้างรายงานจากตัวเลือกโดยดึงค่าจากตารางหรือจะกำหนดเอง

การออกแบบฐานข้อมูล

การออกแบบฐานข้อมูล ฐานข้อมูลประกอบด้วยองค์ประกอบหลัก 3 ประการ ดังนี้
1. Entity ได้แก่ สาระสำคัญในฐานข้อมูล เช่น หนังสือ ผู้ยืม เป็นต้น
2. Attribute ได้แก่ คุณสมบัติหรือส่วนประกอบของ Entity เช่น Attribute ของหนังสือ ได้แก่ ชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง เป็นต้น
3. Relationship ได้แก่ ความสัมพันธ์ระหว่าง Entity 2 Entity

วิธีการใช้โปรแกรม Microsoft Access

ขั้นตอนที่1. เลือกโปรแกรม Microsoft Access

ขั้นตอนที่2.จะปรากฏที่หน้าจอดั้งนี้

ขั้นตอนที่3.เลือกฐานข้อมูลเปล่า ตั้งชื่อแฟ้ม แล้วคลิกสร้าง จะปรากฏหน้าจอ

ขั้นตอนที่4.เลือกตาราง และสร้างตารางในมุมมองออกแบบ จะปรากฏ

ขั้นตอนที่5.ป้อนข้อมูลลงในชื่อเขตข้อมูลและชนิดข้อมูลกำหนดข้อมูลที่ต้องการให้เป็นPrimary key หลัก ตามที่ต้องการแล้วบันทึก จะได้ตารางที่ 1

ขั้นตอนที่6.สร้างตารางที่ 2 ( Table 1 ) ตามขั้นตอนในการสร้างตารางที่ 1 แล้วบันทึก

ขั้นตอนที่7.สร้างตารางที่ 3 ( Table 2 ) ตามขั้นตอนในการสร้างตารางที่ 1 แล้วบันทึก

ขั้นตอนที่8.สร้างแบบสอบถามในมุมมองออกแบบ โดยเข้าไปที่หน้าจอดังนี้

ขั้นตอนที่9.สร้างแบบสอบถามโดยการระบุคุณสมบัติของตาราง/แบบสอบถามที่เป็นแหล่งข้อมูล ชื่อเขตข้อมูล ตัวกรอง และการเรียง/การจัดลำดับ จะได้ตารางดังนี้

ขั้นตอนที่10.เมื่อปรากฏตารางดังขั้นตอนที่9. คลิกที่มุมมองออกแบบ แล้วกดตกลง จะปรากฏหน้าจอดังนี้

ขั้นตอนที่11.เลือกทั้งสองอย่าง เมื่อ Table 1 ปรากฏ ให้ click เพิ่ม แล้ว click ที่ Table 2 click เพิ่ม ข้อมูลทั้ง 2 จะเชื่อมโยงกัน

ขั้นตอนที่12. กำหนดเขตข้อมูล เงื่อนไขที่ต้องการในแบบสอบถาม กดบันทึก แล้วตั้งชื่อแบบสอบถาม จะปรากฏดังตารางต่อไปนี้

ขั้นตอนที่13. ตารางแสดงผลลัพธ์ที่ได้

ขั้นตอนที่14.เลือกฟอร์ม สร้าง Double click ที่สร้างฟอร์มในมุมมองออกแบบ Click ตัวช่วยสร้างฟอร์ม ตอบตกลง เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการ เลือกตัวช่วยสร้างฟอร์ม

ขั้นตอนที่15. ผลลัพธ์ที่ได้จากการสร้างแบบฟอร์ม

ขั้นตอนที่15.เลือกรายงาน สร้าง ตัวสร้างรายงาน ลงข้อมูลในเขตข้อมูลที่ต้องการ ทำตามขั้นตอนตัวช่วยสร้างรายงาน เมื่อสร้างเสร็จจะได้ดังภาพ

คำศัพท์ที่ควรทราบของระบบฐานข้อมูล

ขอยกตัวอย่าง Database ที่แสดงรายชื่อพนักงานของบริษัทแห่งหนึ่ง
Field (ฟิลด์)หมายถึงรายละเอียดย่อย ๆ เช่น ชื่อ, เบอร์โทรศัพท์, เงินเดือนเป็นต้น
Record (เร็คคอร์ด)หมายถึง รายละเอียดหรือประวัติของบุคคลหนึ่ง ๆ ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ เงินเดือน (Record อาจประกอบด้วยหลาย ๆ Field)
Table (เทเบิล)หมายถึง รายละเอียดหรือประวัติของพนักงานทั้งบริษัท (Table อาจประกอบด้วยหลาย ๆ Record)
Relational Database (รีเรชั่นนอล ดาต้าเบส)หมายถึง Database ประเภทหนึ่ง ซึ่งแสดงความสัมพันธ์ระหว่าง Table