การสร้าง Macro

1. ที่แถบทำงานให้คลิกปุ่ม Macro และที่แถบ
เครื่องมือคลิกไอคอน New หรือคำสั่ง
Create from in Design view
2. หน้าจอถัดไป ที่ช่อง Action ให้คลิกที่ใกล้เส้นขอบขวาจะปรากฏ List drop down ให้เลือก คำสั่ง OpenForm
ที่ Action Arguments
ในช่อง Form Name
ให้พิมพ์ชื่อฟอร์ม ที่ต้องการให้เปิด
ในตัวอย่างให้ชื่อว่า main
3. จากนั้นให้ ปิดหน้าจอเพื่อ Save และตั้งชื่อ Macro นี้ว่า AutoExec

การสร้างมาโครเพื่อเปิดฟอร์มเมนูแรก

เราสามารถสร้างไมโครชื่อ AutoExec เพื่อใช้เรียกฟอร์มเมนูแรกเมื่อเปิดโปรแกรมได้ดังนี้
สร้างฟอร์มสำหรับเป็นเมนูแรกเมื่อเปิดโปรแกรม และตั้งชื่อฟอร์มนั้นไว้ ในที่นี้สมมุติว่าชื่อ Main

ตัวอย่างการสร้างฟอร์มสำหรับเป็นเมนูแรกเมื่อเปิดโปรแกรม
1. เปิดฟอร์มใหม่ โดยคลิกที่แถบทำงาน Form และไอคอน New หรือคำสั่ง Create from in Design view
2. ในหน้าจอถัดไปที่ให้เลือกการสร้างฟอร์มแบบ Design View และไม่เลือก Table หรือ Query ใด ๆ
3. จากนั้นจะได้หน้าฟอร์มว่าง ๆ จากนั้นก็สร้างปุ่มและตัวอักษรเพื่อเป็นเมนูให้ผู้ใช้คลิกเลือกหน้าจอสำหรับทำงานในฐานข้อมูล และ save ฟอร์มไว้ที่ชื่อ main

การสร้างรายงาน (Report)

การสร้างรายงานเป็นการเอาข้อมูลจากฐานข้อมูลมาแสดงในหน้าจอและสามารถพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารได้ การสร้างรายงานคล้ายฟอร์มคือสามารถกำหนดเงื่อนไขข้อมูลที่จะแสดงได้ แต่ไม่สามารถพิมพ์หรือแก้ไขข้อมูลได้เหมือนฟอร์ม การสร้างรายงานเช่นเดียวกับแถบทำงานอื่นๆ คือสามารถสร้างได้ 2 วิธี คือ การสร้างแบบ Wizard และการสร้างรายงานขึ้นมาเองจากหน้าจอ report design ในที่นี้จะกล่าวถึงการสร้างฟอร์มแบบ Wizard ซึ่งมีวิธีดังนี้
1. ที่แถบทำงานของหน้าต่างฐานข้อมูลคลิกที่ปุ่ม Report จากนั้นดับเบิ้ลคลิกที่ Create report by using wizard

2. ในหน้าจอถัดไปให้คลิกเลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการนำมาทำรายงาน
3. หน้าจอถัดมาให้เลือกว่าจะเรียงข้อมูลในรายงานจัดกลุ่มตามฟิลด์ใด
4. หน้าจอถัดไป สามารถเลือกการเรียงข้อมูลจากน้อยไปหามาก (Ascending) หรือจากมากไปหาน้อย (Descending) กำหนดเสร็จแล้ว
คลิกปุ่ม Next
5. หน้าจอถัดไปให้เลือกรูปแบบของรายงานว่าต้องการ Layout แบบใด และให้เลือกสไตล์ของรายงาน สุดท้ายให้ตั้งชื่อรายงาน เมื่อเลือกแล้วกดปุ่ม Finish เป็นอันว่าเสร็จ
6. ในรายงานนี้สามารถปรับแต่งได้โดยคลิกที่ปุ่ม Design

การบันทึกข้อมูลไฟล์หรือรูปภาพ ในคอนโทรล OLE Object

การบันทึกข้อมูลไฟล์หรือรูปภาพในหน้าจอของฟอร์มในมุมมองของ Form view มีขั้นตอนดังนี้
ในตารางข้อมูลที่จะใส่ไฟล์หรือรูปภาพต้องมี data type เป็น OLE Object

เมื่อเปิดฟอร์มเพื่อพิมพ์บันทึกข้อมูล คลิกเลือกที่กรอบ และไปที่เมนูบาร์แล้วคลิก Insert เลือกคำสั่ง Object
หน้าจอให้เลือกแหล่งของ Object ให้เลือก Create from File และคลิกปุ่ม Browse ไปยังไฟล์หรือภาพเพื่อให้เราเลือกตามที่ต้องการ
(หมายเหตุ: กรณีที่บันทึกไฟล์รูปภาพ อาจใช้วิธีคลิกเปิดภาพนั้นขึ้นมาก่อน จากนั้นก็ copy และไป paste ใส่ในกรอบในฟอร์มบันทึกข้อมูล เพราะหาก browse ไฟล์ไปบันทึก การเรียกดูข้อมูลจะต้องดับเบิ้ลคลิกเพื่อเปิดไฟล์ภาพทุกครั้ง)

การสร้างฟอร์ม (Form)

ฟอร์ม (Form) เป็นเครื่องมือหรือ Interface สำหรับผู้ใช้ติดต่อทำงานกับข้อมูลในตารางได้อย่างสะดวก และเพิ่มความสวยงามให้กับโปรแกรมที่เราสร้างขึ้นโดยอาจใส่ภาพประกอบได้ด้วย การสร้างฟอร์มขึ้นมาเองจากหน้าจอ Form design ในที่นี้จะกล่าวถึงการสร้างฟอร์มแบบ Wizard ซึ่งมีวิธีดังนี้
1. ที่แถบทำงานของหน้าต่างฐานข้อมูล คลิกที่ปุ่ม Form จากนั้นดับเบิ้ลคลิกที Create form by using wizard
2. ในหน้าจอถัดไปให้คลิกเลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการนำมาทำฟอร์ม

3. จากนั้นให้คลิกเลือกฟิลด์ข้อมูลที่จะให้มีในฟอร์มในช่อง Available field คลิกปุ่ม > เพื่อย้ายไปอยู่ในช่อง Selected fields หรือคลิกปุ่ม >> ถ้าต้องการทั้งหมด และคลิกปุ่ม Next
4. จากนั้นให้เลือก Layout ของฟอร์มที่ต้องการและคลิกปุ่ม Next
5. หน้าจอถัดไปให้เลือกสไตล์ของฟอร์มที่ต้องการและคลิกปุ่ม Next
6. หน้าจอถัดไปให้พิมพ์ชื่อฟอร์ม และคลิกปุ่ม Finish เป็นอันเสร็จสิ้น

การสร้าง Query แบบ Select

.....เป็นการกรองเอาเฉพาะข้อมูลที่ต้องการออกมาจาก Table โดยคิวรีสามารถดึงข้อมูลได้มากกว่า 1 ตาราง สามารถสร้างฟิลด์ที่มีการคำนวณได้ และสามารถเลือกได้ว่าจะให้แสดงหรือซ่อนฟิลด์ไหนได้
การสร้างคิวรีโดยไม่ใช้ Wizard มีวิธีทำดังนี้
1. ที่แถบทำงานของหน้าต่างฐานข้อมูลคลิกที่ปุ่ม Query และดับเบิ้ลคลิกที่ Create query in Design view
2. จะปรากฏหน้าจอรายชื่อของตารางทั้งหมด ให้คลิกเลือกตารางที่ต้องการและคลิกปุ่ม Add จนครบตารางที่ต้องการทำคิวรีทั้งหมด จากนั้นคลิกปุ่ม Close

Relationship

การกำหนดความสัมพันธ์ (Relationship) ระหว่าง Table
1. ปิดหน้าต่าง Table ทั้งหมด ให้เปิดอยู่เฉพาะหน้าต่างฐานข้อมูล
2. ไปที่เมนูบาร์เลือก Tools--> Relationship หรือคลิกที่ไอคอน โปรแกรมจะแสดงรายชื่อ Table ขึ้นมาให้เลือกว่าต้องการจะกำหนดความสัมพันธ์ให้กับ Table ใดบ้าง ให้
3. คลิกเมาส์ขวาบนพื้นที่ว่างของหน้าจอ Relationship
แล้วเลือก Show Table
4. จะได้หน้าต่างแสดงรายชื่อ Table ทั้งหมด
ให้คลิกเลือก และคลิกปุ่ม Add
5. จะได้รูป Table ให้คลิกลากชื่อฟิลด์ไปยังฟิลด์
อีกตารางหนึ่งเพื่อแสดงความสัมพันธ์กัน

การเปิดตารางเพื่อแก้ไข

การเปิด Table เพื่อแก้ไข
1. คลิกที่แถบทำงาน Table ในหน้าจอฐานข้อมูล
2. คลิกเลือกที่ชื่อของ Table ที่ต้องการเปิดและคลิกเมาส์ขวาเพื่อเลือกคำสั่ง
- ถ้าเปิดเพื่อคีย์หรือแก้ไขข้อมูลให้เลือกคำสั่ง Open หรือดับเบิ้ลคลิกที่ชื่อ Table
- ถ้าเปิดเพื่อแก้ไขโครงสร้าง Table ให้เลือกคำสั่ง Design view
นอกจากนี้เมื่อเปิดแล้วสามารถสลับหน้าต่างระหว่าง View และ Design view ของ Table ได้โดยคลิกที่คำสั่ง View ที่เมนูบาร์เพื่อเลือกดู View หรือ Design view

การเปิดตารางเพื่อแก้ไข

การเปิด Table เพื่อแก้ไข
1. คลิกที่แถบทำงาน Table ในหน้าจอฐานข้อมูล
2. คลิกเลือกที่ชื่อของ Table ที่ต้องการเปิดและคลิกเมาส์ขวาเพื่อเลือกคำสั่ง
- ถ้าเปิดเพื่อคีย์หรือแก้ไขข้อมูลให้เลือกคำสั่ง Open หรือดับเบิ้ลคลิกที่ชื่อ Table
- ถ้าเปิดเพื่อแก้ไขโครงสร้าง Table ให้เลือกคำสั่ง Design view
นอกจากนี้เมื่อเปิดแล้วสามารถสลับหน้าต่างระหว่าง View และ Design view ของ Table ได้โดยคลิกที่คำสั่ง View ที่เมนูบาร์เพื่อเลือกดู View หรือ Design view

คุณสมบัติของ (Field properties)

Field Size กำหนดว่าข้อมูลที่ต้องการเก็บเป็นข้อมูลประเภทใด (Data type) สามารถกำหนดขนาด ของข้อมูลเพื่อจองเนื้อที่ในฮาร์ดดิสต์ได้ 5 แบบ

New Value กำหนดค่าใหม่ของ AutoNumber
Format กำหนดรูปแบบข้อมูล เช่น รูปแบบของวันที่ จำนวนเงิน ซึ่งขึ้นกับข้อมูลใน Data Type
Input Mask กำหนดรูปแบบการป้อนค่าในฟิลด์ เช่น แบบ Phone/Fax no. เมื่อป้อนข้อมูลแล้วก็จะแสง รูปแบบตามที่กำหนดเป็น (02) 616-3516 ซึ่งใช้ได้เฉพาะฟิลด์ชนิด Text และ Date/Time เท่านั้น
Caption กำหนดคำหรือข้อความที่นำไปใช้ในการสร้างฟอร์ม โดยแสดงเป็นป้ายชื่อของฟิลด์ข้อมูล
Default value กำหนดค่าที่ป้อนอัตโนมัติใน record ใหม่เพื่อประหยัดเวลาในการพิมพ์ข้อมูล
Validation Rule กำหนดเงื่อนไขข้อมูลให้เป็นไปตามขอบเขตที่ต้องการ สามารถใช้ได้กับทุกฟิลด์ยกเว้น AutoNumber, OLE Object และ Lookup Wizard

Validation Text กำหนดข้อความที่ให้แสดงในกรณีที่ป้อนข้อมูลไม่เป็นไปตามขอบเขตที่กำหนดใน Validation Rule
Required เลือกYesแสดงว่าต้องป้อนข้อมูลในฟิลด์ที่กำหนด เลือกNoแสดงว่าป้อนหรือไม่ป้อนก็ได้
Allow Zero Length อนุญาตให้ฟิลด์นั้นสามารถรับข้อมูลว่างได้ในกรณีที่เรากำหนดในฟิลด์นั้นมีคุณสมบัติ การ Required เป็น Yes แต่บางครั้งเรคอร์ดยังไม่มีข้อมูลในฟิลด์และเราต้องการขอผ่านไป ก่อน ซึ่งใช้ได้เฉพาะฟิลด์ที่กำหนดรูปแบบเป็น Text, Mono และHyperlink
Indexed ใช้ในการนำข้อมูลในฟิลด์นั้นเป็นดัชนีเพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลและจัดเรียงข้อมูลได้เร็ว ยิ่งขึ้น โดยมี options ให้เลือกดังนี้
No = ไม่มีการสร้างดัชนีหรือ Index
Yes (Duplicates OK) = ให้สร้างดัชนีโดยมีข้อมูลซ้ำกันได้
Yes (NO Duplicates) = ให้สร้างดัชนีโดยมีข้อมูลซ้ำกันไม่ได้
(หมายเหตุ: การมี Index จะทำให้การคีย์ข้อมูลและแก้ไขข้อมูลได้ช้าลงเล็กน้อย เพราะโปรแกรมจะต้องทำการ update ดัชนีตลอดเวลาที่มีการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูล ดังนั้นควรสร้างดัชนีเฉพาะฟิลด์ที่มีการจัดเรียงลำดับหรือใช้เฉพาะการค้นหาข้อมูลเท่านั้น)

ประเภทของ Data Type

Text เก็บข้อมูลทั้งตัวอักษรและตัวเลขที่ไม่ได้ใช้ในการคำนวณได้ยาวถึง 255 อักขระ
Memo เก็บข้อมูลเป็นข้อความยาวๆ ได้โดยจองเนื้อที่ของฮาร์ดดิสต์ได้ถึง 64,000 อักขระ
Number เก็บข้อมูลเป็นตัวเลขสำหรับการคำนวณทางคณิตศาสตร์
Date/time เก็บข้อมูลที่เป็นวันที่และเวลา
Currency เก็บข้อมูลที่เป็นค่าเงินเพื่อป้องกันการปัดเศษทิ้งในการคำนวณ
AutoNumber ให้ค่าตัวเลขลำดับที่ไม่ซ้ำกันโดยเพิ่มที่ละ 1
Yes/No เก็บข้อมูลชนิดตรรกะ ที่มีเพียง 2 ค่า ใช่/ไม่ใช่ ถูก/ผิด หรือ ปิด/เปิด
OLE Object เก็บวัตถุที่สร้างจากโปรแกรมอื่น เช่น ภาพ เอกสาร word ไฟล์เสียง โดยสามารถ
เชื่อมโยงหรือฝังตัวในตารางของ MS Access
Hyperlink เก็บข้อมูลที่ใช้เชื่อมโยงกับข้อมูลอื่นในเครือข่าย สามารถบรรจุข้อมูลได้ 64,000 อักขระ
Lookup Wizard เก็บข้อมูลให้สร้างรายงานจากตัวเลือกโดยดึงค่าจากตารางหรือจะกำหนดเอง

การออกแบบฐานข้อมูล

การออกแบบฐานข้อมูล ฐานข้อมูลประกอบด้วยองค์ประกอบหลัก 3 ประการ ดังนี้
1. Entity ได้แก่ สาระสำคัญในฐานข้อมูล เช่น หนังสือ ผู้ยืม เป็นต้น
2. Attribute ได้แก่ คุณสมบัติหรือส่วนประกอบของ Entity เช่น Attribute ของหนังสือ ได้แก่ ชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง เป็นต้น
3. Relationship ได้แก่ ความสัมพันธ์ระหว่าง Entity 2 Entity

วิธีการใช้โปรแกรม Microsoft Access

ขั้นตอนที่1. เลือกโปรแกรม Microsoft Access

ขั้นตอนที่2.จะปรากฏที่หน้าจอดั้งนี้

ขั้นตอนที่3.เลือกฐานข้อมูลเปล่า ตั้งชื่อแฟ้ม แล้วคลิกสร้าง จะปรากฏหน้าจอ

ขั้นตอนที่4.เลือกตาราง และสร้างตารางในมุมมองออกแบบ จะปรากฏ

ขั้นตอนที่5.ป้อนข้อมูลลงในชื่อเขตข้อมูลและชนิดข้อมูลกำหนดข้อมูลที่ต้องการให้เป็นPrimary key หลัก ตามที่ต้องการแล้วบันทึก จะได้ตารางที่ 1

ขั้นตอนที่6.สร้างตารางที่ 2 ( Table 1 ) ตามขั้นตอนในการสร้างตารางที่ 1 แล้วบันทึก

ขั้นตอนที่7.สร้างตารางที่ 3 ( Table 2 ) ตามขั้นตอนในการสร้างตารางที่ 1 แล้วบันทึก

ขั้นตอนที่8.สร้างแบบสอบถามในมุมมองออกแบบ โดยเข้าไปที่หน้าจอดังนี้

ขั้นตอนที่9.สร้างแบบสอบถามโดยการระบุคุณสมบัติของตาราง/แบบสอบถามที่เป็นแหล่งข้อมูล ชื่อเขตข้อมูล ตัวกรอง และการเรียง/การจัดลำดับ จะได้ตารางดังนี้

ขั้นตอนที่10.เมื่อปรากฏตารางดังขั้นตอนที่9. คลิกที่มุมมองออกแบบ แล้วกดตกลง จะปรากฏหน้าจอดังนี้

ขั้นตอนที่11.เลือกทั้งสองอย่าง เมื่อ Table 1 ปรากฏ ให้ click เพิ่ม แล้ว click ที่ Table 2 click เพิ่ม ข้อมูลทั้ง 2 จะเชื่อมโยงกัน

ขั้นตอนที่12. กำหนดเขตข้อมูล เงื่อนไขที่ต้องการในแบบสอบถาม กดบันทึก แล้วตั้งชื่อแบบสอบถาม จะปรากฏดังตารางต่อไปนี้

ขั้นตอนที่13. ตารางแสดงผลลัพธ์ที่ได้

ขั้นตอนที่14.เลือกฟอร์ม สร้าง Double click ที่สร้างฟอร์มในมุมมองออกแบบ Click ตัวช่วยสร้างฟอร์ม ตอบตกลง เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการ เลือกตัวช่วยสร้างฟอร์ม

ขั้นตอนที่15. ผลลัพธ์ที่ได้จากการสร้างแบบฟอร์ม

ขั้นตอนที่15.เลือกรายงาน สร้าง ตัวสร้างรายงาน ลงข้อมูลในเขตข้อมูลที่ต้องการ ทำตามขั้นตอนตัวช่วยสร้างรายงาน เมื่อสร้างเสร็จจะได้ดังภาพ

คำศัพท์ที่ควรทราบของระบบฐานข้อมูล

ขอยกตัวอย่าง Database ที่แสดงรายชื่อพนักงานของบริษัทแห่งหนึ่ง
Field (ฟิลด์)หมายถึงรายละเอียดย่อย ๆ เช่น ชื่อ, เบอร์โทรศัพท์, เงินเดือนเป็นต้น
Record (เร็คคอร์ด)หมายถึง รายละเอียดหรือประวัติของบุคคลหนึ่ง ๆ ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ เงินเดือน (Record อาจประกอบด้วยหลาย ๆ Field)
Table (เทเบิล)หมายถึง รายละเอียดหรือประวัติของพนักงานทั้งบริษัท (Table อาจประกอบด้วยหลาย ๆ Record)
Relational Database (รีเรชั่นนอล ดาต้าเบส)หมายถึง Database ประเภทหนึ่ง ซึ่งแสดงความสัมพันธ์ระหว่าง Table

สร้าง Database ใหม่

สิ่งที่ทำให้ Access ต่างจากโปรแกรมอื่น ๆ ในชุด Office ก็คือการใช้งาน Access นับตั้งแต่การสร้าง Database ใหม่นั้นจะต้องมีการวางแผนล่วงหน้าพอสมควรว่าจะให้มีส่วนประกอบย่อย ๆ ใดบ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ตาราง ซึ่งใช้เก็บข้อมูลจริงว่าจะมีอะไรบ้างและสัมพันธ์กันอย่างไร ไม่ใช่ค่อย ๆ เขียนไปทำไป หรือค่อย ๆ ป้อนข้อมูลอย่างใน Word หรือ Excel ขั้นตอนโดยสังเขปในการสร้าง Database ใหม่สรุปได้ดังนี้

1. วางแผนว่าจะมีตารางอะไรบ้าง เก็บข้อมูลประเภทใด มีรายละเอียดอย่างไร และมีความสัมพันธ์กันอย่างไรใน Database ใหม่นี้
2. ลงมือสร้าง database ใหม่ที่ว่าง ๆ ขึ้นมา
3. สร้างตารางย่อยต่าง ๆ
4. กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตารางเหล่านั้น
5. สร้างส่วนประกอบอื่น ๆ เพิ่มเติมตามที่จำเป็น เช่น แบบสอบถาม (Query) แบบฟอร์ม (Form) รายงาน (Report) ซึ่งตรงนี้ค่อยทำไปเรื่อย ๆ ได้

จากขั้นตอนข้างต้น จะเห็นได้ว่าตัวหลักก็คือ ฐานข้อมูล (Database) และตาราง (Table) สำหรับแนวคิดในการสร้างตารางว่าจะมีหน้าตาอย่างไร มีข้อมูลอะไรบ้าง การสร้าง Database อาจทำได้ 2 ลักษณะ คือ สร้าง Database ว่าง ๆ ขึ้นมาก่อน โดยใช้คำสั่งของ Access หรือสร้าง Database พร้อมกับตารางที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติจากแบบที่ Access เตรียมไว้ให้แล้ว โดยใช้ตัวช่วยเหลือที่เรียกว่า Database Wizard แต่ในเอกสารฉบับนี้จะกล่าวถึงเฉพาะวิธีแรกเท่านั้น เมื่อผู้เขียนเกิดทักษะในการเขียนโปรแกรมแล้วการศึกษาเพิ่มเติมก็เป็นสิ่งที่ไม่ยากมากนัก

ความของ Tool

สร้างไฟล์ฐานข้อมูลใหม่

เปิดไฟล์ฐานข้อมูลที่มีอยู่เดิม

เก็บบันทึกข้อมูล

พิมพ์

ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์จริง

เชื่อมโยงกับโปรแกรมอื่น ๆ

วิเคราะห์

แถบเครื่องมือ Database

ใน Access จะมีแถบเครื่องมือหลายชุด และแถบเครื่องมือที่แสดงแต่ละขณะจะขึ้นอยู่กับว่าวินโดวส์ของส่วนประกอบชนิดใดถูกเลือกใช้งานอยู่ เช่น ถ้าเลือกวินโดวส์ของ Database จะปรากฎแถบเครื่อง Database ถ้าเลือกวินโดวส์ของตาราง หรือ Table ก็จะปรากฎ แต่แถบเครื่องมือของ Table เท่านั้น เป็นต้น

แถบเครื่องมือ Database มีปุ่มต่าง ๆ ซึ่งใช้งานดังนี้

เมื่อเปิดใช้ database จะปรากฎ database windows มี tab 6 tab ให้เลือกใช้ดังรูป

1.Tables เพื่อใช้ในการสร้างตารางเพื่อจัดเก็บข้อมูล มีการจัดการในรูปคล้ายกับ Spreadsheet ส่วน Column เทียบได้กับ Field Row เทียบได้กับ Records
2.Queries เป็นส่วนที่จัดการข้อมูลจากตารางที่มีอยู่ เช่นการเลือกแสดงผลเฉพาะบาง Field ที่ต้องการ หรือการกรอกข้อมูลเพื่อแสดงเฉพาะ Record ที่กำหนด Criteria
3.Forms (แบบฟอร์ม) เพื่อใช้สร้างฟอร์มในการบันทึกข้อมูลแทนการป้อนข้อมูลจากตารางโดยตรง อาจจะใช้แสดงผลข้อมูลที่ต้องการแทนการเลือกจาก Queries หรืออาจใช้สร้างเป็นเมนู โดยทั่วไปแล้วยังเป็นส่วนช่วยเพิ่มสีสันให้กับฐานข้อมูลของลักษณะการทำงานกับจอภาพ เพิ่มความสะดวกให้กับผู้ใช้งาน
4.Report (รายงาน) ใช้ในการสร้างรายงานที่ต้องการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์
5.Macros (มาโคร) เป็นส่วนที่เก็บคำสั่งสำเร็จในรูปของ macro เมื่อต้องการสร้างโปรแกรมอัตโนมัติ
6.Module (โมดูล) เป็นส่วนที่เก็บชุดคำสั่งในรูปของภาษา Access Basic Code เมื่อต้องการสร้างโปรแกรมสำเร็จรูป เช่นกัน แต่มีความซับซ้อนและมีชุดคำสั่งมากขึ้น

วิธีการใช้โปรแกรม

วิธีเปิดโปรแกรม Microsoft Access
1. คลิกเมาส์เริ่มต้นที่ปุ่ม Start

2. เลื่อนเมาส์ขึ้นไปที่ไอคอน Program

3. เลื่อนเมาส์ไปที่ไอคอน Office

4. เลื่อนเมาส์ไปที่ไอคอน Microsoft Access แล้วคลิก 1 ครั้ง

แนวทางการวิเคราะห์ระบบก่อนจัดทำฐานข้อมูล

ควรวิเคราะห์ข้อมูลเบื้องต้น โดยอาจทดลองถามคำถามกับตัวเองดังนี้ คือ
1. ข้อมูลอะไรที่เราต้องการเรียกใช้จากฐานข้อมูล
2. หัวเรื่องอะไรที่เราต้องการใส่ลงในฐานข้อมูล
3. แต่ละหัวเรื่องมีความสัมพันธ์กันอย่างไร
4. ข้อมูลประเภทใดที่จะใส่ลงในแต่ละหัวเรื่อง

หลักการจัดทำฐานข้อมูล

การจัดฐานข้อมูลที่ดี

1. ต้องมีระเบียบและง่ายต่อการจัดการ ส่วนการนำคอมพิวเตอร์มาใช้กับฐานข้อมูล ช่วยทำให้เพิ่มความเร็วในการค้นหาข้อมูล และจัดเก็บข้อมูลได้มาก
2. ต้องมีการวางแผนที่ดีและต้องทราบวัตถุประสงค์ของการใช้งาน มีข้อมูลอะไรบ้างที่ต้องการบันทึกเอาไว้ในระบบคอมพิวเตอร์

ความหมาย

ข้อมูล :
หมายถึง ข้อมูลดิบซึ่งเกิดจากเหตุการณ์ ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น อาจเป็นตัวเลข ข้อความ รูปภาพ และเสียง เป็นข้อมูลยังไม่ผ่านกระบวนการจัดทำหรือประมวลผลข้อมูล

ฐานข้อมูล :
หมายถึง แหล่งที่ใช้สำหรับเก็บรวบรวมข้อมูล (Data Collection) หรือแฟ้มข้อมูลที่ถูกจัดเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ โดยที่ข้อมูลเหล่านั้นต้องมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน สามารถสืบค้นได้ (Retrieval) สามารถแก้ไขข้อมูลได้ (Modified) สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูลได้ (Update) หรือจัดเรียงได้ (Sort) โดยมีโปรแกรมที่ใช้ในการจัดระบบฐานข้อมูลเป็นส่วนที่รับผิดชอบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS)

ระบบฐานข้อมูล :
หมายถึง การพัฒนาแฟ้มข้อมูล โดยการรวบรวมแฟ้มข้อมูลหลาย ๆ แฟ้มข้อมูลเข้าด้วยกัน มีการขจัดความซ้ำซ้อนของข้อมูลออก และเก็บแฟ้มข้อมูลเหล่านี้ไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อการใช้งานและควบคุมดูแลรักษาร่วมกัน เมื่อต้องการใช้งานและเป็นผู้มีสิทธิที่จะใช้ข้อมูลเท่านั้น ที่สามารถดึงข้อมูลที่ต้องการออกไปใช้ได้ ข้อมูลบางส่วนอาจใช้ร่วมกัน ผู้อื่นได้ แต่บางส่วนผู้มีสิทธิเท่านั้นจึงจะสามารถใช้ได้