ความของ Tool

สร้างไฟล์ฐานข้อมูลใหม่

เปิดไฟล์ฐานข้อมูลที่มีอยู่เดิม

เก็บบันทึกข้อมูล

พิมพ์

ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์จริง

เชื่อมโยงกับโปรแกรมอื่น ๆ

วิเคราะห์

แถบเครื่องมือ Database

ใน Access จะมีแถบเครื่องมือหลายชุด และแถบเครื่องมือที่แสดงแต่ละขณะจะขึ้นอยู่กับว่าวินโดวส์ของส่วนประกอบชนิดใดถูกเลือกใช้งานอยู่ เช่น ถ้าเลือกวินโดวส์ของ Database จะปรากฎแถบเครื่อง Database ถ้าเลือกวินโดวส์ของตาราง หรือ Table ก็จะปรากฎ แต่แถบเครื่องมือของ Table เท่านั้น เป็นต้น

แถบเครื่องมือ Database มีปุ่มต่าง ๆ ซึ่งใช้งานดังนี้

เมื่อเปิดใช้ database จะปรากฎ database windows มี tab 6 tab ให้เลือกใช้ดังรูป

1.Tables เพื่อใช้ในการสร้างตารางเพื่อจัดเก็บข้อมูล มีการจัดการในรูปคล้ายกับ Spreadsheet ส่วน Column เทียบได้กับ Field Row เทียบได้กับ Records
2.Queries เป็นส่วนที่จัดการข้อมูลจากตารางที่มีอยู่ เช่นการเลือกแสดงผลเฉพาะบาง Field ที่ต้องการ หรือการกรอกข้อมูลเพื่อแสดงเฉพาะ Record ที่กำหนด Criteria
3.Forms (แบบฟอร์ม) เพื่อใช้สร้างฟอร์มในการบันทึกข้อมูลแทนการป้อนข้อมูลจากตารางโดยตรง อาจจะใช้แสดงผลข้อมูลที่ต้องการแทนการเลือกจาก Queries หรืออาจใช้สร้างเป็นเมนู โดยทั่วไปแล้วยังเป็นส่วนช่วยเพิ่มสีสันให้กับฐานข้อมูลของลักษณะการทำงานกับจอภาพ เพิ่มความสะดวกให้กับผู้ใช้งาน
4.Report (รายงาน) ใช้ในการสร้างรายงานที่ต้องการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์
5.Macros (มาโคร) เป็นส่วนที่เก็บคำสั่งสำเร็จในรูปของ macro เมื่อต้องการสร้างโปรแกรมอัตโนมัติ
6.Module (โมดูล) เป็นส่วนที่เก็บชุดคำสั่งในรูปของภาษา Access Basic Code เมื่อต้องการสร้างโปรแกรมสำเร็จรูป เช่นกัน แต่มีความซับซ้อนและมีชุดคำสั่งมากขึ้น

วิธีการใช้โปรแกรม

วิธีเปิดโปรแกรม Microsoft Access
1. คลิกเมาส์เริ่มต้นที่ปุ่ม Start

2. เลื่อนเมาส์ขึ้นไปที่ไอคอน Program

3. เลื่อนเมาส์ไปที่ไอคอน Office

4. เลื่อนเมาส์ไปที่ไอคอน Microsoft Access แล้วคลิก 1 ครั้ง

แนวทางการวิเคราะห์ระบบก่อนจัดทำฐานข้อมูล

ควรวิเคราะห์ข้อมูลเบื้องต้น โดยอาจทดลองถามคำถามกับตัวเองดังนี้ คือ
1. ข้อมูลอะไรที่เราต้องการเรียกใช้จากฐานข้อมูล
2. หัวเรื่องอะไรที่เราต้องการใส่ลงในฐานข้อมูล
3. แต่ละหัวเรื่องมีความสัมพันธ์กันอย่างไร
4. ข้อมูลประเภทใดที่จะใส่ลงในแต่ละหัวเรื่อง

หลักการจัดทำฐานข้อมูล

การจัดฐานข้อมูลที่ดี

1. ต้องมีระเบียบและง่ายต่อการจัดการ ส่วนการนำคอมพิวเตอร์มาใช้กับฐานข้อมูล ช่วยทำให้เพิ่มความเร็วในการค้นหาข้อมูล และจัดเก็บข้อมูลได้มาก
2. ต้องมีการวางแผนที่ดีและต้องทราบวัตถุประสงค์ของการใช้งาน มีข้อมูลอะไรบ้างที่ต้องการบันทึกเอาไว้ในระบบคอมพิวเตอร์

ความหมาย

ข้อมูล :
หมายถึง ข้อมูลดิบซึ่งเกิดจากเหตุการณ์ ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น อาจเป็นตัวเลข ข้อความ รูปภาพ และเสียง เป็นข้อมูลยังไม่ผ่านกระบวนการจัดทำหรือประมวลผลข้อมูล

ฐานข้อมูล :
หมายถึง แหล่งที่ใช้สำหรับเก็บรวบรวมข้อมูล (Data Collection) หรือแฟ้มข้อมูลที่ถูกจัดเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ โดยที่ข้อมูลเหล่านั้นต้องมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน สามารถสืบค้นได้ (Retrieval) สามารถแก้ไขข้อมูลได้ (Modified) สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูลได้ (Update) หรือจัดเรียงได้ (Sort) โดยมีโปรแกรมที่ใช้ในการจัดระบบฐานข้อมูลเป็นส่วนที่รับผิดชอบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS)

ระบบฐานข้อมูล :
หมายถึง การพัฒนาแฟ้มข้อมูล โดยการรวบรวมแฟ้มข้อมูลหลาย ๆ แฟ้มข้อมูลเข้าด้วยกัน มีการขจัดความซ้ำซ้อนของข้อมูลออก และเก็บแฟ้มข้อมูลเหล่านี้ไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อการใช้งานและควบคุมดูแลรักษาร่วมกัน เมื่อต้องการใช้งานและเป็นผู้มีสิทธิที่จะใช้ข้อมูลเท่านั้น ที่สามารถดึงข้อมูลที่ต้องการออกไปใช้ได้ ข้อมูลบางส่วนอาจใช้ร่วมกัน ผู้อื่นได้ แต่บางส่วนผู้มีสิทธิเท่านั้นจึงจะสามารถใช้ได้