สร้าง Database ใหม่

สิ่งที่ทำให้ Access ต่างจากโปรแกรมอื่น ๆ ในชุด Office ก็คือการใช้งาน Access นับตั้งแต่การสร้าง Database ใหม่นั้นจะต้องมีการวางแผนล่วงหน้าพอสมควรว่าจะให้มีส่วนประกอบย่อย ๆ ใดบ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ตาราง ซึ่งใช้เก็บข้อมูลจริงว่าจะมีอะไรบ้างและสัมพันธ์กันอย่างไร ไม่ใช่ค่อย ๆ เขียนไปทำไป หรือค่อย ๆ ป้อนข้อมูลอย่างใน Word หรือ Excel ขั้นตอนโดยสังเขปในการสร้าง Database ใหม่สรุปได้ดังนี้

1. วางแผนว่าจะมีตารางอะไรบ้าง เก็บข้อมูลประเภทใด มีรายละเอียดอย่างไร และมีความสัมพันธ์กันอย่างไรใน Database ใหม่นี้
2. ลงมือสร้าง database ใหม่ที่ว่าง ๆ ขึ้นมา
3. สร้างตารางย่อยต่าง ๆ
4. กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตารางเหล่านั้น
5. สร้างส่วนประกอบอื่น ๆ เพิ่มเติมตามที่จำเป็น เช่น แบบสอบถาม (Query) แบบฟอร์ม (Form) รายงาน (Report) ซึ่งตรงนี้ค่อยทำไปเรื่อย ๆ ได้

จากขั้นตอนข้างต้น จะเห็นได้ว่าตัวหลักก็คือ ฐานข้อมูล (Database) และตาราง (Table) สำหรับแนวคิดในการสร้างตารางว่าจะมีหน้าตาอย่างไร มีข้อมูลอะไรบ้าง การสร้าง Database อาจทำได้ 2 ลักษณะ คือ สร้าง Database ว่าง ๆ ขึ้นมาก่อน โดยใช้คำสั่งของ Access หรือสร้าง Database พร้อมกับตารางที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติจากแบบที่ Access เตรียมไว้ให้แล้ว โดยใช้ตัวช่วยเหลือที่เรียกว่า Database Wizard แต่ในเอกสารฉบับนี้จะกล่าวถึงเฉพาะวิธีแรกเท่านั้น เมื่อผู้เขียนเกิดทักษะในการเขียนโปรแกรมแล้วการศึกษาเพิ่มเติมก็เป็นสิ่งที่ไม่ยากมากนัก